Écrire la politique d'usage de l'IA de votre équipe

1Dix articles fondés sur le périmètre réel

Une politique d'usage se rédige à partir de faits, et Copilot Chat en fournit de précis. Microsoft indique que les prompts et les réponses sont journalisés, conservés dans le locataire pour l'audit, et consultables par l'administrateur. Ils ne servent pas à entraîner les modèles. Les requêtes envoyées au moteur de recherche Bing suivent un régime distinct. Ce sont quelques mots, sans identifiant, envoyés hors de la frontière de données de l'Union européenne. Les fichiers téléversés sont stockés dans le OneDrive professionnel. Les étiquettes de confidentialité s'appliquent. Un agent qui lit des données partagées est facturé à l'usage et activé par l'administrateur.

Le cadre réglementaire tient en deux articles de l'AI Act, le règlement européen sur l'intelligence artificielle. L'article 4 impose aux organisations qui déploient un système d'IA de veiller à un niveau suffisant de maîtrise de l'IA de leur personnel. Le cadre de littératie IA de l'OCDE et de la Commission européenne décrit ce que recouvre cette maîtrise. L'article 50 impose de signaler les contenus générés, en particulier les images. Une politique d'équipe ne cite pas le droit en détail ; elle en tire des comportements observables.

Voici le modèle en dix articles, à adapter à votre équipe.

1. Objet et champ. La présente politique s'applique à l'usage de Copilot Chat par l'équipe, avec le compte professionnel et le bouclier vert affiché. Le compte personnel est exclu. Elle complète la charte informatique de l'organisation.
2. Ce que l'on peut coller. Documents publics, documents fictifs, documents internes sans étiquette de confidentialité restrictive. Test : je ne colle que ce que je pourrais envoyer par mail à un prestataire externe. Noms de personnes, montants et données de santé sont retirés ou remplacés par des variables.
3. Journalisation. Chacun sait que ses prompts et les réponses sont conservés et consultables par l'administrateur selon les règles de l'organisation. On écrit dans Copilot Chat comme dans un mail professionnel.
4. Recherche web. Les requêtes web sortent de l'organisation. Aucune information interne n'est formulée dans une question posée avec la recherche web activée.
5. Vérification et responsabilité. Tout chiffre, date, nom et citation est vérifié contre une source avant usage. Un livrable qui engage l'organisation est relu par son auteur, qui en reste responsable. Les questions juridiques, RH et médicales passent par un expert.
6. Transparence. Un livrable produit de façon substantielle avec Copilot Chat le mentionne quand le destinataire est externe. Toute image générée est signalée comme telle et ne représente ni personne réelle ni événement réel.
7. Agents. Un agent partagé dans l'équipe a des instructions relues par le référent et ne contient aucune donnée confidentielle. Tout accès aux données partagées de l'organisation est demandé à l'administrateur, jamais activé de son propre chef.
8. Fichiers et pages partagés. Un fichier téléversé pour une tâche sensible est supprimé du OneDrive après usage. Une page Copilot partagée suit la classification du document le plus sensible qu'elle contient.
9. Formation. Chaque membre de l'équipe suit le parcours débutant avant tout usage sur des documents internes, et le parcours intermédiaire s'il produit des livrables destinés à l'extérieur. Le référent tient la liste des parcours suivis.
10. Incidents et révision. Tout doute (document collé par erreur, réponse suspecte, consigne cachée dans un fichier) est signalé au référent le jour même. La politique porte un numéro de version, une date, un référent, et se révise tous les six mois.

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2Une politique d'équipe sans promesse inventée

Un responsable achats veut un premier jet de politique pour son équipe de douze personnes.

Prompt faible.

Rédige une politique d'usage de l'IA pour mon équipe.

Copilot produit deux pages génériques, valables pour n'importe quel outil. On y lit des formules du type « ne partagez pas de données sensibles ». Et une promesse fausse : « les conversations ne sont pas conservées ».

Prompt fort.

Tu es l'assistant du responsable d'une équipe achats de douze personnes qui utilise Copilot Chat inclus dans Microsoft 365, sans licence payante. Rédige une politique d'usage en dix articles de cinq lignes maximum, chacun formulé comme un comportement observable. Faits à respecter et à ne pas contredire : les prompts et réponses sont journalisés et consultables par l'administrateur ; ils ne servent pas à entraîner les modèles ; les requêtes web sortent de l'organisation ; les fichiers téléversés sont stockés dans le OneDrive de l'utilisateur ; un agent qui lit SharePoint est facturé à l'usage et activé par l'administrateur. Contraintes : vouvoiement, aucun terme technique sans explication, aucune promesse sur ce que Microsoft ne garantit pas. Termine par la liste des points que je dois faire valider par la direction informatique.

Copilot rend dix articles courts, cohérents avec les faits fournis. Il ajoute une liste de quatre points à valider, dont la durée de conservation des journaux et la règle de partage des agents.

Ce qui change. Les faits fournis empêchent les promesses inventées. La contrainte « comportement observable » transforme des principes en règles vérifiables. La liste des points à valider reconnaît que la politique d'équipe s'inscrit dans celle de l'organisation.

3Adaptez les dix articles à votre équipe

Prompt de départ, à améliorer :

« Écris les règles pour utiliser Copilot dans l'équipe. »

Ajoutez la composition de l'équipe et ses documents habituels. Reprenez les faits du périmètre de Copilot Chat listés dans « Le concept ». Imposez le format en dix articles de cinq lignes, les contraintes de forme, et la demande d'une liste de points à faire valider. Le composeur ci-dessous vous aide à remplir le champ Contraintes. Adaptez ensuite le modèle en dix articles à votre équipe, nommez un référent et datez. Faites relire par un collègue ; à défaut, relisez-la vous-même 24 heures plus tard, article par article, en cherchant ce qu'un lecteur pourrait comprendre de travers.

Grille d'auto-évaluation : (a) chaque article décrit un comportement que l'on peut constater ; (b) aucun article ne promet ce que Microsoft ne garantit pas ; (c) référent, version et date de révision figurent en tête.

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