Leçon 18 · Avancé · 20 min
Construire la bibliothèque de prompts de votre équipe
Construire la bibliothèque de prompts d'équipe : fiche par prompt avec variables, exemple de sortie, limites et responsable, stockée dans une Page partagée.
- Objectif
- Vous saurez transformer un prompt éprouvé en fiche réutilisable, avec variables entre crochets, exemple de sortie et limites, et organiser la bibliothèque de votre équipe dans une Page partagée.
- Compétences
- Cadrer
Votre première tentative, sans aide
Envoyez à un collègue, sans un mot d'explication, le prompt que vous utilisez le plus souvent dans Copilot Chat. Demandez-lui de s'en servir, puis notez tout ce qu'il n'a pas compris.
Un prompt qui marche pour vous ne marche pour l'équipe que s'il est documenté : ce qu'il fait, ce qu'il faut remplacer, à quoi ressemble le résultat, où il échoue. La bibliothèque d'équipe est un ensemble de fiches courtes, une par prompt, avec les variables entre crochets et un exemple de sortie, conservées dans une Page partagée que chacun peut lire et améliorer. Commencez par cinq fiches testées, pas par trente.
1Ce qu'une fiche de prompt doit contenir
Microsoft montre l'exemple avec sa galerie de prompts, classée par rôle et par application. Sa page d'aide sur la rédaction d'un bon prompt donne la structure : objectif, contexte, source, attentes. Une bibliothèque d'équipe applique la même logique à vos tâches, avec votre vocabulaire et vos formats. Elle sert trois buts : reproductibilité entre collègues, qualité mesurée au lieu d'être ressentie, et transmission aux nouveaux arrivants sans réexpliquer chaque prompt.
Une fiche tient sur un écran et comporte six rubriques :
Rubrique Contenu Nom et version « CR-réunion v2 », date de modification Cas d'usage Quand l'utiliser, quand ne pas l'utiliser Prompt complet Les quatre ingrédients ; les éléments variables entre crochets : [destinataire], [fichier joint] Exemple de sortie Un résultat fictif, complet, obtenu avec le prompt Limites connues Ce qui échoue : réunions multilingues, fichiers sans en-têtes Responsable Qui met à jour la fiche Le prompt de la fiche suit les règles du parcours : instruction d'abord, source en dernier, longueur chiffrée, règle pour l'information absente, consigne de relecture. Les guides des éditeurs de modèles convergent sur l'exemple de sortie. Anthropic recommande des exemples pour stabiliser un format. L'exemple sert aussi de référence à l'utilisateur, qui compare ce qu'il obtient à ce qu'il devrait obtenir.
Où stocker la bibliothèque ? Dans une Page partagée que l'équipe co-édite, incluse dans Copilot Chat avec un stockage SharePoint ou OneDrive. Ou dans un document du site d'équipe. Pas dans la mémoire de Copilot. La mémoire persistante documentée par Microsoft vise la licence payante. Selon la documentation en vigueur en septembre 2026, elle n'est pas garantie pour Copilot Chat sans licence, et elle reste de toute façon personnelle. Enfin, aucune fiche ne contient de donnée réelle : les exemples sont fictifs, les noms et montants sont des variables.
Schéma « La bibliothèque de prompts de l'équipe »Schéma généré par IA et relu 2Un prompt de compte rendu qui a dérivé en six mois
Une équipe de cinq personnes partage par courriel, depuis six mois, le prompt qui rédige leurs comptes rendus. Chacun l'a modifié à sa façon, et les comptes rendus ne se ressemblent plus.
Prompt faible, tel qu'il circule :
Rédige le compte rendu de la réunion.Chaque collègue obtient une structure différente. Les responsables sont inventés quand les notes n'en donnent pas, et les longueurs vont de dix lignes à deux pages.
Prompt fort, sous forme de fiche :
Nom : CR-réunion v2 (10/09/2026). Responsable : l'assistante du service. Cas d'usage : compte rendu d'une réunion interne à partir de notes prises en séance. Ne pas utiliser pour une réunion avec un client. Prompt : Rédige le compte rendu de la réunion [nom de la réunion] du [date] pour [destinataires]. Format : trois sections, « Décisions actées », « Actions » (une puce = une action, un responsable, une échéance), « Points en désaccord ou ouverts ». 250 mots maximum, ton neutre, en français. Si un responsable ou une échéance manque dans mes notes, écris « à préciser » au lieu de compléter. Si aucune décision n'a été prise sur un sujet, dis-le. Avant de livrer, relis : chaque décision et chaque action figure dans mes notes. Notes : [texte collé] Exemple de sortie : [compte rendu fictif de 200 mots, obtenu avec ce prompt] Limites connues : notes en plusieurs langues mal gérées ; notes sans indication de qui parle.Les cinq collègues obtiennent la même structure. Les cases « à préciser » remplacent les responsables inventés, et un nouvel arrivant utilise la fiche dès son premier jour.
Ce qui change : les variables entre crochets disent exactement quoi remplacer, donc plus de réécriture sauvage. L'exemple de sortie fixe le format mieux que toute description. Les limites connues évitent d'employer le prompt là où il échoue, et le responsable reçoit les retours.
3Transformez un prompt hebdomadaire en fiche
Choisissez un prompt que vous ou un collègue réécrivez chaque semaine : point d'avancement, relance client, réponse type, veille. Voici le prompt de départ :
« Fais le point d'avancement du projet à partir de mes notes. »
Réécrivez-le en fiche, avec ses six rubriques. Nom et version, cas d'usage, prompt complet avec les quatre ingrédients et les variables entre crochets. Puis exemple de sortie fictif, limites connues et responsable. Le composeur ci-dessous produit le prompt de la fiche ; activez les renforts « Employer le vocabulaire du métier » et « Ne rien inventer ». Faites ensuite utiliser la fiche par un collègue, sans explication orale, et notez ce qui l'a bloqué. À défaut de collègue disponible, rouvrez la fiche 24 heures plus tard et exécutez-la vous-même sans rien y ajouter de mémoire. Placez enfin la fiche dans une Page partagée.
Grille d'auto-évaluation : (a) les six rubriques sont remplies et aucune donnée réelle n'y figure ; (b) la fiche a été exécutée sans aide, par un collègue ou par vous à 24 heures d'intervalle ; (c) au moins une limite vient d'un essai réel.
4La fiche qui voyage sans son cas d'usage
La fiche « Relance impayé v3 » fonctionne depuis six mois au service comptable. Elle rédige une relance ferme, cite le délai légal de paiement entre professionnels et annonce les pénalités de retard. Un collègue du service qui gère les abonnements des particuliers la copie depuis la Page partagée. Il remplace les variables et envoie vingt relances. Les courriers menacent de pénalités qui ne s'appliquent pas à des consommateurs, et deux clients contestent. Ce qu'il fallait voir : la fiche avait été testée sur un seul type de client, et sa rubrique « Cas d'usage » ne le disait pas. Sorti de son contexte, le prompt a produit un résultat faux ailleurs. Correction : la rubrique « Cas d'usage » précise quand ne pas utiliser la fiche, par exemple « clients professionnels uniquement, jamais pour un particulier ». Le contexte figure en variable explicite, [type de client] et [conditions générales applicables], plutôt qu'en sous-entendu. La rubrique « Limites connues » consigne l'incident. Le responsable de la fiche crée une variante « particuliers », testée sur cinq cas avant publication. Règle à retenir : une fiche voyage sans son auteur, donc le contexte doit voyager dans la fiche.
5Quiz
Trois questions, correction immédiate. Le retour explique chaque option.
6Preuve de maîtrise
Collez votre fiche complète (nom et version, cas d'usage, prompt avec variables, exemple de sortie fictif, limites, responsable), puis le retour écrit du collègue qui l'a utilisée sans votre aide et la réponse qu'il a obtenue. Si vous apprenez seul, remplacez ce retour par votre propre exécution de la fiche 24 heures plus tard, sans rien y ajouter de mémoire, et la liste des points qui vous ont manqué.
Critères
Ce que vous écriviez au début de la leçon
Pour aller plus loin
Les fiches assistanat de direction et ressources humaines de la bibliothèque du site sont construites sur ce modèle. La leçon Écrire un bon prompt : les quatre ingrédients rappelle la structure de chaque prompt, et Pages et Notebooks : conserver et partager un travail explique comment héberger la bibliothèque.
Questions fréquentes
Copilot peut-il mémoriser nos prompts d'équipe à notre place ?
Ne comptez pas dessus. Microsoft documente une fonction de mémoire pour Microsoft 365 Copilot, mais son inclusion dans Copilot Chat sans licence n'est pas garantie selon la documentation en vigueur en septembre 2026, et une mémoire personnelle ne se partage pas. La bibliothèque vit dans un document que l'équipe co-édite : une Page, ou un fichier sur votre site d'équipe.
Combien de prompts faut-il pour commencer ?
Trois à cinq, choisis parmi les tâches hebdomadaires que plusieurs personnes font de la même manière : compte rendu, relance, point d'avancement, réponse type. Une bibliothèque de trente fiches jamais relues vaut moins qu'une bibliothèque de cinq fiches testées par un collègue.
Faut-il un exemple de sortie dans chaque fiche ?
Oui. Les guides des éditeurs de modèles convergent : un exemple du résultat attendu stabilise le format mieux qu'une liste d'adjectifs. L'exemple sert aussi de contrôle pour l'utilisateur, qui compare ce qu'il obtient à ce qu'il devrait obtenir.