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Leçon 6 · Débutant · 15 min

Avant de coller un texte : données personnelles et confidentielles

Ce que Copilot Chat fait de vos prompts : pas d'entraînement, mais journalisation et audit. Une règle pour décider quoi coller, et comment anonymiser.

Par QDNA · Publié le · Mis à jour le

Objectif
Vous saurez décider en trente secondes si un texte peut être collé dans Copilot Chat, et le rendre anonyme quand le traitement est autorisé.
Compétences
Vérifier
Un document tenu devant une fenêtre de Copilot Chat, dont les noms et les montants sont masqués par des étiquettes neutres avant d'être collé.
Illustration générée par IA

Votre première tentative, sans aide

Avant de lire, prenez un document de travail ordinaire, ouvert sur votre écran. Listez sur une feuille tout ce qu'il contient et que vous n'accepteriez pas de voir dans un journal d'audit consultable par votre administrateur.

En bref.

Copilot Chat protège vos données d'entreprise : vos prompts, les réponses et les fichiers joints ne servent pas à entraîner les modèles et ne sont pas partagés avec OpenAI. Mais ils sont journalisés, conservés et consultables par votre administrateur. Avant de coller un texte, vérifiez son étiquette de confidentialité et la politique de votre organisation, puis remplacez noms et montants par des codes. Règle : ne collez que ce que vous enverriez par courriel à un prestataire externe.

  1. 1Ce que la protection couvre, et ce qu'elle ne couvre pas

    Deux questions se cachent derrière « puis-je coller ce texte ? ». Ce que Microsoft garantit, d'abord. Ce que votre organisation autorise, ensuite. La protection des données d'entreprise, signalée par le bouclier vert, s'applique dès que vous êtes connecté avec votre compte professionnel. L'administrateur n'a rien à activer. Elle couvre le chiffrement et l'isolation entre organisations. Elle couvre aussi le respect du RGPD, le règlement européen sur les données personnelles, et celui des étiquettes de confidentialité. Elle porte enfin l'engagement de ne pas utiliser vos prompts et vos réponses pour entraîner les modèles.

    Ce que cette protection ne fait pas : effacer vos traces. D'après la documentation Microsoft, prompts et réponses sont journalisés. Ils sont conservés dans Exchange, le service de messagerie de votre organisation, pour l'audit et la recherche de contenu. Votre administrateur peut les consulter. Les politiques de rétention, c'est-à-dire les durées de conservation fixées par votre organisation, s'appliquent, y compris à une conversation temporaire. Les fichiers joints sont stockés dans votre OneDrive professionnel, où vous pouvez les supprimer. Enfin, une conversation partagée, une Page ou une capture d'écran peuvent faire circuler un texte au-delà de son périmètre.

    La seconde question dépend de vous. Deux familles de contenus imposent un arrêt avant de coller. Les données personnelles, d'abord : tout ce qui identifie une personne, nom, courriel, matricule, RIB, santé, évaluation. Les données confidentielles ensuite : contrats, prix, stratégie, documents classifiés. Le test tient en une phrase : pourrais-je envoyer ce texte par courriel à un prestataire externe ? Si oui, collez. Si non, anonymisez quand le traitement est autorisé ; sinon, n'utilisez pas Copilot Chat pour cette tâche.

    Anonymiser, c'est retirer ce qui identifie sans retirer ce qui sert. Remplacez les noms par une fonction ou des initiales. Remplacez les clients et les fournisseurs par « Client A », les matricules par des codes, les montants sensibles par un ordre de grandeur. Ne collez que la partie utile du document. Ajoutez ensuite une contrainte dans le prompt : le renfort « Respecter la confidentialité et anonymiser » demande à Copilot de ne reproduire aucune donnée nominative dans sa réponse.

    Élément Remplacer par
    Nom d'une personne Sa fonction ou ses initiales
    Nom d'un client ou d'un fournisseur « Client A », « Fournisseur B »
    Matricule, numéro de dossier, RIB, courriel Un code neutre, ou rien
    Montant sensible Un ordre de grandeur, ou « [montant] »
    Santé, situation familiale, opinions Retirées, sauf besoin explicite et autorisé
    Schéma « Avant de coller un texte dans Copilot : trois questions » : Des données personnelles ? (nom, e-mail, santé, salaire) ; Des données confidentielles ? (contrat, prix, secret d'affaires) ; Une décision sensible ? (RH, juridique, médical) ; Anonymisez ou n'utilisez pas Copilot ; Allez-y, puis vérifiez la réponse ; Aucune des trois ?. Note : Copilot Chat protège vos données d'entreprise, mais la règle de votre organisation prime toujoursSchéma « Avant de coller un texte dans Copilot : trois questions » : Des données personnelles ? (nom, e-mail, santé, salaire) ; Des données confidentielles ? (contrat, prix, secret d'affaires) ; Une décision sensible ? (RH, juridique, médical) ; Anonymisez ou n'utilisez pas Copilot ; Allez-y, puis vérifiez la réponse ; Aucune des trois ?. Note : Copilot Chat protège vos données d'entreprise, mais la règle de votre organisation prime toujours
    Schéma « Avant de coller un texte dans Copilot : trois questions »Schéma généré par IA et relu

  2. 2Un entretien de recadrage préparé sans nom

    Un manager reçoit un courriel du service RH sur les retards répétés d'un collaborateur. Il veut préparer un entretien de recadrage.

    Prompt faible.

    Prépare un entretien de recadrage à partir de ce courriel.

    suivi du courriel collé tel quel, avec le nom, le matricule et une phrase sur la santé du collaborateur. La trame obtenue est correcte. Mais ces trois données sont désormais journalisées et consultables. Et la trame reprend le motif médical, qui n'a pas sa place dans l'entretien.

    Prompt fort. Le manager anonymise d'abord : « S » remplace le nom, le matricule et la phrase médicale disparaissent.

    Prépare une trame d'entretien de recadrage en quatre temps. Contexte : quatre retards en deux mois, faits documentés, collaborateur désigné « S ». Contraintes : ne mentionne aucun motif personnel ou de santé, reste sur les faits et le cadre du droit du travail, ton factuel. Respecte la confidentialité : ne reproduis aucune donnée nominative dans ta réponse. Faits :

    suivi des faits anonymisés. La trame sort en quatre temps, factuelle, sans donnée personnelle, prête à servir.

    Ce qui change.

    • Le texte a été anonymisé avant d'être collé : la journalisation ne contient aucune donnée nominative.
    • La contrainte de confidentialité est dans le prompt : la réponse n'en réintroduit pas.
    • Le périmètre est borné, faits et droit du travail : ce qui est hors champ n'entre ni dans l'outil ni dans l'entretien.

  3. 3Anonymisez dix réclamations avant de les coller

    Rédigez pour l'exercice un export fictif de dix réclamations clients, avec noms, courriels, numéros de commande et montants. Voici le prompt de départ, à améliorer :

    « Résume ces réclamations et propose une réponse type. »

    Avant de coller, anonymisez. Écrivez « Client 1 » à « Client 10 », retirez les courriels, remplacez les numéros de commande par des codes. Ne gardez les montants que s'ils servent au résumé. Ajoutez dans le champ Contraintes la règle de confidentialité, puis activez le renfort « Respecter la confidentialité et anonymiser ». Lancez, et vérifiez que la réponse ne réintroduit aucune donnée retirée et reste utilisable. Le composeur ci-dessous vous guide.

    Grille d'auto-évaluation : (a) aucun nom, courriel ou numéro dans le texte collé ; (b) le prompt contient la contrainte de confidentialité ; (c) la réponse reste exploitable sans les données retirées.

    Ouvrir le composeur de prompt

  4. 4La colonne masquée que Copilot lit quand même

    Une assistante de direction joint à Copilot Chat l'export Excel des notes de frais du trimestre. Elle veut une synthèse par service. La feuille affichée ne montre que des montants par service. Mais une colonne masquée contient les noms et les matricules. Et un second onglet, oublié, liste les motifs d'absence, dont deux motifs médicaux. Ce qu'il fallait voir : Copilot lit tout le fichier, y compris ce que l'écran ne montre pas. L'anonymisation vaut donc pour un fichier joint comme pour un texte collé. La FAQ Microsoft précise qu'un fichier téléversé est stocké dans votre OneDrive et ne sert pas à entraîner le modèle. Il reste néanmoins journalisé et partageable. Correction : dupliquez le classeur, puis affichez et supprimez les colonnes masquées et les onglets inutiles. Remplacez chaque personne par un code. Ne gardez que les colonnes utiles : service, catégorie, montant, date. Ajoutez au prompt : « Le fichier joint est anonymisé ; ne cherche pas à identifier les personnes et ne reproduis aucun code individuel dans ta réponse. » Après usage, supprimez le fichier de OneDrive. Règle à retenir : nettoyez un fichier joint comme un texte collé, colonnes masquées et onglets compris.

  5. 5Quiz

    Trois questions, correction immédiate. Le retour explique chaque option.

    1. Que deviennent vos prompts et les réponses dans Copilot Chat ?

    2. Une gestionnaire RH veut faire reformuler douze comptes rendus d'entretien annuel. Quelle est la bonne approche ?

    3. D'après la leçon sur la vérification, qu'est-ce qu'une affirmation chiffrée sans lien ouvert ?

  6. 6Preuve de maîtrise

    Prenez un texte de votre métier contenant des données personnelles, ou un texte fictif que vous rédigez pour l'exercice. Collez sa version anonymisée, le prompt avec ses contraintes de confidentialité, et la réponse obtenue.

    Badge DébutantCette leçon compte pour le badge DébutantVoir les quatre badges

    Critères

Pour aller plus loin

Relisez Copilot Chat : ce qui est inclus pour le bouclier vert et le périmètre de l'outil, puis Vérifier une réponse pour le réflexe de relecture. La fiche Ressources humaines applique l'anonymisation à des prompts de métier, et le glossaire définit la protection des données d'entreprise.

Questions fréquentes

Mes prompts servent-ils à entraîner le modèle ?

Non. La protection des données d'entreprise garantit que vos prompts, les réponses et les fichiers joints ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles de fondation, et qu'ils ne sont pas partagés avec OpenAI. En revanche, ils sont journalisés.

Qui peut lire mes conversations ?

D'après Microsoft, prompts et réponses sont journalisés et conservés dans Exchange pour l'audit et la recherche de contenu. Votre administrateur peut les consulter avec les outils d'audit, et les politiques de rétention de votre organisation s'appliquent, y compris à une conversation temporaire.

Que deviennent les fichiers que je joins ?

Ils sont stockés dans votre OneDrive professionnel, où vous pouvez les supprimer à tout moment. Ils ne servent pas à entraîner les modèles. Supprimez-les quand la tâche est terminée si le document est sensible.

Et les requêtes envoyées au web ?

Les requêtes générées pour Bing suivent un régime distinct : quelques mots sans identifiant d'utilisateur ni d'organisation, le prompt complet n'est pas transmis, mais elles sortent de la frontière de données européenne. Évitez les noms de clients ou de projets dans une question qui déclenchera une recherche web.

Sources