Joindre un fichier Word, PDF ou Excel et poser les bonnes questions

1Joindre ne suffit pas, il faut cadrer la question

Sans licence payante, Copilot Chat n'accède ni à OneDrive, ni à SharePoint, ni à vos mails. Il raisonne seulement sur ce que vous joignez. Microsoft cite les documents Word, les classeurs Excel, les présentations PowerPoint et les PDF, et précise les usages : poser des questions sur le fichier, le résumer, lancer une analyse de données. Le téléversement est inclus, avec un accès dit « standard », soumis à la capacité du service aux heures de pointe.

Le fichier joint est stocké dans votre OneDrive professionnel, vous pouvez le supprimer à tout moment, et il ne sert pas à entraîner les modèles. Des limites de nombre et de taille existent, mais Microsoft ne les chiffre pas ; les valeurs qui circulent (trois fichiers par jour, 512 Mo) viennent de forums et restent incertaines en septembre 2026.

Joindre un document ne suffit pas. Votre prompt doit définir précisément le traitement attendu. Quatre réflexes rendent la réponse fiable. D'abord, nommez le fichier et son rôle : « contrat_2026.pdf contient les clauses à comparer ; ignore les annexes ». Ensuite, verrouillez la source : « appuie-toi uniquement sur ce fichier ».

Exigez également la citation exacte : « cite mot pour mot le passage utilisé et son emplacement ». Enfin, prévoyez l'absence d'information : « si le point n'y figure pas, écris non trouvé ». Sans cette dernière consigne, le modèle comble le vide avec une invention plausible.

Deux précautions de forme. Un fichier ciblé par prompt vaut mieux que dix documents mélangés : la recherche montre que les modèles exploitent moins bien l'information placée au milieu d'un long contexte. Et un tableau Excel se prépare avant d'être joint : une seule feuille, une ligne d'en-têtes, une ligne par enregistrement, aucune ligne de total.

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2Deux devis comparés critère par critère

Un acheteur a reçu deux devis PDF pour la location de dix ordinateurs portables. Les deux fichiers sont joints.

Tour 1 : Comparaison bornée avec gestion des manques.

Compare les deux devis joints, offre_A.pdf et offre_B.pdf, sur cinq critères : prix total HT, délai de livraison, conditions de paiement, garantie, reprise du matériel. Présente un tableau à trois colonnes (critère, offre A, offre B) et cite pour chaque case le passage du devis. Si un critère n'apparaît pas dans un devis, écris « non trouvé » au lieu de deviner. Appuie-toi uniquement sur ces deux fichiers. Termine par trois questions à poser aux fournisseurs.

Réponse résumée : un tableau de cinq lignes, deux cases « non trouvé » (délai de l'offre B, reprise dans l'offre A), chaque montant accompagné de sa citation exacte, et trois questions ciblées sur les manques.

Tour 2 : Relance de clarification commerciale.

Pour formaliser la demande auprès du fournisseur B sans délai, l'acheteur relance :

Rédige un courriel professionnel de 80 mots pour le fournisseur B, lui demandant d'indiquer par écrit son délai de livraison garanti et les conditions de reprise du parc.

Copilot produit un message direct et courtois, prêt à envoyer dans Outlook.

Ce qui change.

Les critères sont fermés, donc directement comparables. Les manques sont immédiatement visibles au lieu d'être comblés par des approximations. Chaque chiffre se vérifie en ouvrant le devis à la ligne citée.

3Faites dire « non trouvé » à Copilot

Pour vous entraîner sans perdre de temps à concevoir un faux document, voici un extrait de règlement intérieur type (société fictive NovaTech), structuré et anonymisé. Vous pouvez copier ce texte brut ou le coller dans un document Word reglement_fictif.docx pour le joindre :

Règlement intérieur type - Société NovaTech (Extrait d'exercice)
Article 1 - Horaires et présence : Les plages horaires fixes sont établies de 9h à 18h avec une pause méridienne obligatoire d'une heure.
Article 2 - Télétravail : Deux jours ouvrés par semaine sont autorisés après validation managériale et période d'essai révolue.
Article 3 - Congés pour événements familiaux : Les collaborateurs bénéficient de 2 jours ouvrés rémunérés à l'occasion d'un déménagement (sur justificatif de bail ou d'acte, dans la limite d'une fois tous les deux ans). Les congés pour naissance ou adoption sont fixés à 3 jours ouvrés. (Note : aucun congé exceptionnel pour mariage ou PACS n'est stipulé dans le présent accord d'entreprise).
Article 4 - Protection des données : Tout traitement de données internes est soumis aux règles de sécurité documentaire de niveau standard.

Le bouton « Charger l'exercice » du composeur préremplit l'objectif avec le prompt de départ faible :

« Que dit ce document sur les congés ? »

À partir de ce point de départ, complétez le prompt dans le composeur. Ajoutez le nom du fichier (reglement_fictif.docx), la limitation à cette seule source, l'exigence de citation avec le numéro d'article et la mention « non trouvé ».

Appliquez la technique de consigne finale (arXiv:2307.03172) en plaçant la question tout à la fin, après la référence au document. Posez ensuite deux questions : une sur le déménagement, une sur le mariage. La seconde doit produire « non trouvé ».

Grille d'auto-évaluation : (a) le fichier est nommé et la source limitée ; (b) le passage cité existe dans votre document, au bon article ; (c) la question piège a bien produit « non trouvé ».

Ouvrir le composeur de prompt