Leçon 8 · Intermédiaire · 15 min
Joindre un fichier Word, PDF ou Excel et poser les bonnes questions
Joindre un fichier Word, PDF ou Excel à Copilot Chat et poser les bonnes questions : formats acceptés, limites, prompt avant et après, exercice et quiz.
- Objectif
- Vous saurez joindre un document à Copilot Chat, le nommer dans le prompt, limiter la réponse à cette source et obtenir une citation vérifiable ou un « non trouvé » honnête.
- Compétences
- Cadrer
Votre première tentative, sans aide
Joignez à Copilot Chat un document de deux pages que vous connaissez par cœur, puis posez-lui une question dont la réponse ne s'y trouve pas. Observez s'il vous le dit, ou s'il répond quand même.
Copilot Chat ne voit aucun de vos documents tant que vous ne les lui donnez pas. Vous joignez un fichier Word, PDF, Excel ou PowerPoint avec le bouton « + », par glisser-déposer ou avec le menu « / », puis vous posez une question cadrée. Un bon prompt nomme le fichier, dit ce qu'il faut en faire, limite Copilot à cette source et prévoit le cas où l'information manque.
1Joindre ne suffit pas, il faut cadrer la question
Sans licence payante, Copilot Chat n'accède ni à OneDrive, ni à SharePoint, ni à vos mails. Il raisonne seulement sur ce que vous joignez. Microsoft cite les documents Word, les classeurs Excel, les présentations PowerPoint et les PDF, et précise les usages : poser des questions sur le fichier, le résumer, lancer une analyse de données. Le téléversement est inclus, avec un accès dit « standard », soumis à la capacité du service aux heures de pointe.
Le fichier joint est stocké dans votre OneDrive professionnel, vous pouvez le supprimer à tout moment, et il ne sert pas à entraîner les modèles. Des limites de nombre et de taille existent, mais Microsoft ne les chiffre pas ; les valeurs qui circulent (trois fichiers par jour, 512 Mo) viennent de forums et restent incertaines en septembre 2026.
Joindre ne suffit pas. Le prompt doit dire quoi faire du fichier. Quatre gestes rendent la réponse fiable. Nommer le fichier et son rôle : « contrat_2026.pdf contient les clauses à comparer ; ignore les annexes ». Limiter la source : « appuie-toi uniquement sur ce fichier ». Exiger la citation : « cite mot pour mot le passage utilisé et son emplacement ». Prévoir l'absence : « si l'information n'y figure pas, écris non trouvé ». Sans cette dernière consigne, le modèle comble le vide avec une invention plausible.
Deux précautions de forme. Un fichier ciblé par prompt vaut mieux que dix documents mélangés : la recherche montre que les modèles exploitent moins bien l'information placée au milieu d'un long contexte. Et un tableau Excel se prépare avant d'être joint : une seule feuille, une ligne d'en-têtes, une ligne par enregistrement, aucune ligne de total.
Schéma « Travailler avec un fichier joint »Schéma généré par IA et relu 2Deux devis comparés critère par critère
Un acheteur a reçu deux devis PDF pour la location de dix ordinateurs portables. Les deux fichiers sont joints.
Prompt faible :
Compare ces deux devis.Réponse résumée : un paragraphe qui vante le devis le moins cher, mentionne une garantie de deux ans que seul un devis précise, et « estime » le délai de livraison de l'autre fournisseur.
Prompt fort :
Compare les deux devis joints, offre_A.pdf et offre_B.pdf, sur cinq critères : prix total HT, délai de livraison, conditions de paiement, garantie, reprise du matériel. Présente un tableau à trois colonnes (critère, offre A, offre B) et cite pour chaque case le passage du devis. Si un critère n'apparaît pas dans un devis, écris « non trouvé » au lieu de deviner. Appuie-toi uniquement sur ces deux fichiers. Termine par trois questions à poser aux fournisseurs.Réponse résumée : un tableau de cinq lignes, deux cases « non trouvé » (délai de l'offre B, reprise dans l'offre A), chaque montant accompagné de sa citation, et trois questions ciblées sur les manques.
Ce qui change : les critères sont fermés, donc comparables. Les manques sont visibles au lieu d'être comblés. Chaque chiffre se vérifie en ouvrant le devis à la ligne citée.
3Faites dire « non trouvé » à Copilot
Rédigez un règlement intérieur fictif de deux pages, sans aucune donnée réelle, avec un article sur les congés pour déménagement et rien sur les congés pour mariage. Joignez-le à Copilot Chat. Voici le prompt de départ, à améliorer :
« Que dit ce document sur les congés ? »
Ajoutez le nom du fichier, la limitation à cette seule source, l'exigence de citation avec le numéro d'article et la consigne « non trouvé ». Posez ensuite deux questions : une sur le déménagement, une sur le mariage. La seconde doit revenir « non trouvé ». Le composeur ci-dessous vous guide sur les champs Sources et Format.
Grille d'auto-évaluation : (a) le fichier est nommé et la source limitée ; (b) le passage cité existe dans votre document, au bon article ; (c) la question piège a bien produit « non trouvé ».
4Le classeur mal rangé qui double le chiffre d'affaires
Un contrôleur joint un classeur de ventes tel quel : trois feuilles, des cellules fusionnées, des lignes de sous-total au milieu des données. Copilot additionne les sous-totaux avec les lignes, et le chiffre d'affaires de mars sort presque doublé. Le problème vient du fichier, pas du modèle. Correction : avant de joindre, préparez une feuille unique, une ligne d'en-têtes, une ligne par vente, aucune ligne de total, des colonnes typées (dates au format JJ/MM/AAAA, montants numériques). Décrivez cette structure dans le prompt et demandez le nombre de lignes prises en compte et la formule utilisée. Recoupez le résultat avec un filtre Excel manuel. Règle à retenir : un fichier propre avant tout prompt de calcul.
5Quiz
Trois questions, correction immédiate. Le retour explique chaque option.
6Preuve de maîtrise
Collez votre prompt final, avec le nom du fichier et la consigne pour l'information absente, puis la réponse obtenue et le passage cité tel que vous l'avez retrouvé dans le document.
Critères
Ce que vous écriviez au début de la leçon
Pour aller plus loin
La leçon sur le périmètre de Copilot Chat explique pourquoi Copilot ne trouve pas vos fichiers seul. Le terme ancrage est défini dans le glossaire. La fiche de prompts pour l'assistanat de direction contient une comparaison de devis prête à adapter.
Questions fréquentes
Où vont les fichiers que je joins ?
Microsoft indique qu'ils sont stockés dans votre OneDrive professionnel, que vous pouvez les supprimer à tout moment et qu'ils ne servent pas à entraîner les modèles. Ils restent soumis aux règles de confidentialité de votre organisation.
Combien de fichiers puis-je joindre, et de quelle taille ?
Microsoft confirme que des limites existent sans les chiffrer. Les valeurs qui circulent sur les forums (trois fichiers par jour, 512 Mo) sont incertaines et peuvent avoir changé. En cas de refus, réduisez le nombre de fichiers ou découpez le document.
Puis-je joindre un fichier de mon OneDrive sans le télécharger ?
Oui. Tapez « / » dans la zone de saisie pour ouvrir le menu de fichiers et choisir un document auquel vous avez accès. Il est ajouté au prompt comme s'il avait été téléversé.
Copilot lit-il un PDF scanné ?
La reconnaissance du texte dans une image est imparfaite. Préférez l'original numérique ou le fichier Word source. Vérifiez toujours qu'une citation demandée existe bien dans le document.