Rédiger un compte rendu de réunion à partir de la transcription Teams

1Quatre gestes entre la réunion et le compte rendu

Deux niveaux de service coexistent dans Microsoft Teams. Le premier est inclus dans votre abonnement : il transcrit en direct avec le nom de l'orateur et l'horodatage. La transcription se lance via Autres actions > Enregistrer et transcrire > Démarrer la transcription, après confirmation de la langue parlée.

Le fichier brut est stocké dans le OneDrive de l'organisateur, téléchargeable en .docx ou .vtt. Le second niveau correspond au récapitulatif intelligent (notes IA automatiques et chapitres), qui requiert Teams Premium ou la licence payante Microsoft 365 Copilot.

Votre outil est donc Copilot Chat, qui raisonne sur ce que vous lui donnez, rien de plus. Le .docx est le bon format, documenté par Microsoft et relisible dans Word. Le fichier est conservé dans votre OneDrive. Vous pouvez le supprimer à tout moment, et il ne sert jamais à entraîner les modèles.

Trois pièges précèdent le prompt. La transcription capture tout, apartés et données personnelles compris : retirez-les. Les noms de personnes et de produits sont souvent déformés : corrigez-les ou donnez la correspondance à Copilot. La transcription expire par défaut au bout de 120 jours : rangez le compte rendu validé ailleurs.

Le prompt suit la règle des fichiers joints, avec une exigence en plus. Chaque décision renvoie à l'horodatage du passage qui la fonde. Le compte rendu devient vérifiable en une minute, et les décisions inventées sautent aux yeux.

Touchez pour agrandir

2Un désaccord qui reste un désaccord

Une cheffe de projet a transcrit en français un point d'avancement d'une heure, puis téléchargé le .docx. Elle a corrigé deux noms de fournisseurs et supprimé cinq minutes d'aparté sur les congés d'un collègue. Elle joint enfin le fichier à Copilot Chat.

Tour 1 (Cadrage du compte rendu et traçabilité par horodatage).

Je joins la transcription Teams du point d'avancement du 8 septembre (fichier transcription.docx : horodatage, nom de l'orateur, propos). Rédige un compte rendu destiné aux participants et à leur responsable, qui n'a pas assisté à la réunion. Structure imposée : 1. Objet et participants ; 2. Points abordés, un paragraphe par point dans l'ordre de la réunion ; 3. Décisions actées, avec la personne qui a tranché ; 4. Points en désaccord ou reportés, avec les positions de chacun ; 5. Questions ouvertes. Appuie-toi exclusivement sur le fichier joint. Si une information attendue n'y figure pas, écris « non trouvé dans la transcription ». Pour chaque décision, indique l'horodatage du passage qui la fonde. 500 mots maximum, ton neutre, en français.

Réponse observée : Le report du lancement apparaît en section 4 comme un arbitrage non tranché entre deux personnes, avec leurs arguments respectifs. La section 3 contient deux décisions actées, chacune avec son horodatage vérifiable. Une question ouverte sur le budget est explicitement marquée « non trouvé ».

Tour 2 (Extraction du tableau opérationnel des décisions et actions).

À partir de la même transcription, produis un tableau à cinq colonnes : Action ; Responsable (nom tel qu'il apparaît dans la transcription) ; Échéance ; Horodatage ; Statut (décidé, proposé, à confirmer). Si le responsable ou l'échéance n'est pas dit explicitement, écris « à préciser ». Termine par une section « Ce que je n'ai pas trouvé » avec la question à poser pour compléter chaque manque.

Réponse observée : Un tableau matriciel précis où les responsabilités floues portent la mention « à préciser », éliminant toute extrapolation imaginaire.

Tour 3 (Génération de l'e-mail de synthèse pour diffusion).

Un troisième prompt tire de ces deux réponses le courriel de suivi, en 200 mots. Il porte un objet court, puis « En résumé », « Décisions » et « Actions et échéances ». Il se termine par une invitation à signaler toute erreur sous deux jours.

Ce qui change. Le désaccord reste un désaccord. Chaque décision se retrouve dans la transcription à l'heure indiquée. Et les manques deviennent des questions pour la prochaine réunion.

3Fabriquez une transcription piégée et interrogez-la

Pour vous entraîner sans devoir enregistrer une vraie réunion, voici un extrait de transcription Teams fictif (projet fictif « Refonte Portail », société NovaTech), avec horodatages et orateurs. Vous pouvez copier ce texte brut ou l'enregistrer dans un document Word transcription_projet.docx :

[00:01:15] Camille : Bonjour à tous. À l'ordre du jour : le choix de la solution d'authentification et le calendrier de déploiement.
[00:02:40] Marc : Concernant l'authentification, nous avons validé le passage au protocole SSO sécurisé. C'est acté.
[00:04:10] Sophie : Parfait. Pour la date de bascule, je propose le 15 octobre.
[00:05:00] Marc : Le 15 octobre est trop juste avec les audits de sécurité. Je préfère fin novembre.
[00:06:20] Camille : Vu le désaccord sur le calendrier, nous reportons cette décision au comité de pilotage du 25 septembre.
[00:07:45] Sophie : D'accord. De mon côté, je prépare le tableau des habilitations utilisateurs d'ici vendredi 17h.
[00:08:50] Marc : Et il faudra aussi mettre à jour la documentation d'architecture technique.
[00:09:30] Camille : Merci à tous, fin de session.

Note : la réunion contient une décision actée (SSO à 00:02:40), un désaccord avec décision reportée (calendrier à 00:06:20), une action avec responsable et échéance (Sophie, vendredi 17h), et une action sans responsable ni échéance explicites (documentation d'architecture par Marc à 00:08:50).

Joignez ce fichier (ou collez ce texte) à Copilot Chat. Voici le prompt de départ, à améliorer :

« Résume cette réunion et liste les actions. »

Ajoutez le nom du fichier et sa description, la structure en cinq sections, la consigne « non trouvé », l'horodatage par décision et la limite de longueur. Le composeur ci-dessous vous guide sur les champs Sources et Vérification.

Grille d'auto-évaluation : (a) la décision reportée apparaît comme reportée, pas comme prise ; (b) l'action sans échéance porte « à préciser » ; (c) l'horodatage de la décision prise correspond bien au passage dans votre .docx.

Ouvrir le composeur de prompt