Rédiger un compte rendu de réunion à partir de la transcription Teams

1Quatre gestes entre la réunion et le compte rendu

Deux niveaux existent dans Teams. Le premier est inclus dans votre licence : il transcrit en direct, avec le nom de l'orateur et l'horodatage. La transcription se lance par Autres actions, Enregistrer et transcrire, Démarrer la transcription, après confirmation de la langue parlée. Elle est stockée dans le OneDrive de l'organisateur. Par défaut, seuls l'organisateur et les co-organisateurs peuvent la télécharger, en .docx ou en .vtt. Le second niveau est le récapitulatif intelligent, avec notes IA, tâches, chapitres et orateurs. Il demande Teams Premium ou Microsoft 365 Copilot, comme Copilot pendant la réunion.

Votre outil est donc Copilot Chat, qui raisonne sur ce que vous lui donnez, rien de plus. Le .docx est le bon format, documenté par Microsoft et relisible dans Word. Le fichier est conservé dans votre OneDrive. Vous pouvez le supprimer à tout moment, et il ne sert jamais à entraîner les modèles.

Trois pièges précèdent le prompt. La transcription capture tout, apartés et données personnelles compris : retirez-les. Les noms de personnes et de produits sont souvent déformés : corrigez-les ou donnez la correspondance à Copilot. La transcription expire par défaut au bout de 120 jours : rangez le compte rendu validé ailleurs.

Le prompt suit la règle des fichiers joints, avec une exigence en plus. Chaque décision renvoie à l'horodatage du passage qui la fonde. Le compte rendu devient vérifiable en une minute, et les décisions inventées sautent aux yeux.

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2Un désaccord qui reste un désaccord

Une cheffe de projet a transcrit en français un point d'avancement d'une heure, puis téléchargé le .docx. Elle a corrigé deux noms de fournisseurs et supprimé cinq minutes d'aparté sur les congés d'un collègue. Elle joint enfin le fichier à Copilot Chat.

Prompt faible :

Fais le compte rendu de cette réunion.

Réponse résumée : un texte fluide de trois paragraphes. Il annonce une « décision » de reporter le lancement que personne n'a prise. Aucune action n'a de responsable, et le nom d'un fournisseur est devenu un nom commun.

Prompt fort :

Je joins la transcription Teams du point d'avancement du 8 septembre (fichier transcription.docx : horodatage, nom de l'orateur, propos). Rédige un compte rendu destiné aux participants et à leur responsable, qui n'a pas assisté à la réunion. Structure imposée : 1. Objet et participants ; 2. Points abordés, un paragraphe par point dans l'ordre de la réunion ; 3. Décisions actées, avec la personne qui a tranché ; 4. Points en désaccord ou reportés, avec les positions de chacun ; 5. Questions ouvertes. Appuie-toi exclusivement sur le fichier joint. Si une information attendue n'y figure pas, écris « non trouvé dans la transcription ». Pour chaque décision, indique l'horodatage du passage qui la fonde. 500 mots maximum, ton neutre, en français.

Réponse résumée : le report du lancement apparaît en section 4, comme un désaccord entre deux personnes, avec leurs arguments. La section 3 porte deux décisions, chacune avec son horodatage. Une question ouverte sur le budget est marquée « non trouvé ».

Second prompt, dans la même conversation :

À partir de la même transcription, produis un tableau à cinq colonnes : Action ; Responsable (nom tel qu'il apparaît dans la transcription) ; Échéance ; Horodatage ; Statut (décidé, proposé, à confirmer). Si le responsable ou l'échéance n'est pas dit explicitement, écris « à préciser ». Termine par une section « Ce que je n'ai pas trouvé » avec la question à poser pour compléter chaque manque.

Un troisième prompt tire de ces deux réponses le courriel de suivi, en 200 mots. Il porte un objet court, puis « En résumé », « Décisions » et « Actions et échéances ». Il se termine par une invitation à signaler toute erreur sous deux jours.

Ce qui change : le désaccord reste un désaccord. Chaque décision se retrouve dans la transcription à l'heure indiquée. Et les manques deviennent des questions pour la prochaine réunion.

3Fabriquez une transcription piégée et interrogez-la

Rédigez vous-même une transcription fictive de dix minutes, dans un document Word. Une ligne par prise de parole, avec l'horodatage et le nom de l'orateur. Sujet libre, le choix d'un lieu de séminaire par exemple. Glissez-y une décision prise, une décision reportée et une action sans échéance. Variante facultative, si vous organisez une vraie réunion : lancez la transcription en français, puis téléchargez le .docx depuis Récapitulatif, Transcription, Télécharger.

Ouvrez le fichier, corrigez ce qui doit l'être, puis joignez-le à Copilot Chat. Voici le prompt de départ, à améliorer :

« Résume cette réunion et liste les actions. »

Ajoutez le nom du fichier et sa description, la structure en cinq sections, la consigne « non trouvé », l'horodatage par décision et la limite de longueur. Le composeur ci-dessous vous guide sur les champs Sources et Vérification.

Grille d'auto-évaluation : (a) la décision reportée apparaît comme reportée, pas comme prise ; (b) l'action sans échéance porte « à préciser » ; (c) l'horodatage de la décision prise correspond bien au passage dans votre .docx.

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